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对完善公证程序和公证质量的见解

2019-10-21 围观 : 评论 论文发表
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摘 要 公证质量是公证法律制度的生命线,直接关系到公证业的形象和声誉,关系到公证的社会公信力,关系到公证行业的社会地位和作用,而公证质量的实现需要实体公正和程序公正的有机统一。坚持不断完善公证程序,提高公证质量,公证才能真正做到“物有所值”,公证才能得到社会的认可,才能真正树立其应有的公信力。

关键词 公证程序 公证质量 公信力

作者简介:王美珠,福建省安溪县公证处。

中图分类号:D926.6 文献标识码:A DOI:10.19387/j.cnki.1009-0592.2017.03.207

公证,作为一种法律活动,应当坚持用完善的程序为实现公正保驾护航,确保公证质量,实现公证的价值。因此,当前对“完善公证程序和提高公证质量”具有重要的现实意义。

公证质量的实现需要实体公正和程序公正的有机统一。公证程序是指法律规定的公证机构办理公证事项时必须遵守的操作规程。它是明确公证活动中公证机构与公证当事人之间的权利义务关系,保证公证机构正确执行国家的法律、法规,依法行使职权,提高工作效率,确保公证文书正确性、有效性的必要法律措施。公证程序的不规范不仅会给办证人员扛上极大的风险隐患,更损害了公证机构的公信力。因此,完善公证程序,严格按照程序的规定办证显得尤为重要。

一、公证程序存在的问题及完善公证程序的对策

在我国公证实践中,“重实体、轻程序”的观念使公证的结果难免出现随意性、片面性,从而导致公证质量低下。从每年各地的公证质量检查情况通报来看,公证办理程序不规范,主要存在以下几个方面的问题:

1.申请与受理方面:填写公证申请表时,申请人或代理人资料填写不全;公证人员代写申请表,但申请表上缺少当事人的签字确认;委托他人申办公证没有委托书;申请表上的涂改处未经申请人签名或盖章确认;受理之后未向当事人发送受理通知单等。

2.审查与核实方面:证据材料不够详细、充分,如少数公证员忽视共有财产的法律规定,在办理当事人处分财产的公证时,未认真调查当事人的婚姻状况,未要求当事人提供婚姻证明、死亡证明或证明不符合要求;未做谈话笔录或談话笔录内容格式化,缺乏针对性,如赠与合同的询问笔录中未询问到赠与人赠与的财产是给受赠人夫妻双方还是一方等现象;有的将多个当事人集中起来做笔录,无法达到通过笔录对相关事实进行核实佐证的目的,谈话人未签字或按指印确认;谈话笔录有二页以上,但被询问人只在最后一页签名或盖章;未履行告知义务或只进行笼统告知,告知内容不全面、不具体;告知内容缺乏针对性,未对与公证事项相关的特定内容进行告知;卷宗内复印证明材料未经核实人签名或盖章;现场公证没有现场工作记录或记录不够详实等。

3.审批、出证与送达方面:公证书出现错别字或漏字现象;公证书字体、字号、排版不符合格式要求;证词译文不准确或译文中标点符号错误;要素式公证书缺乏必备要素;要素式公证书证词用语不规范、逻辑不严密;送达回执上收件人没有签名或盖章;代领公证书没有委托书,也未在笔录中注明代领人等。

4.公证卷宗归档方面:卷宗归档不及时;存档公证书没有加盖签名章、公证处印章;卷宗用纸规格不一,传真纸、圆珠笔记录存档;卷宗页码未编号或编号有误,装订顺序混乱等。

西方的法律格言曾指出“正义不仅仅要实现,而且要以看得见的方式实现”。公证事项的办理是由不同的步骤环环相扣办结的,严格按程序办证是提高公证质量的重要措施。根据《公证法》和《公证程序规则》的规定,公证程序由申请与受理、审查、出具公证书(出证)这三个基本环节构成,而公证的一般程序还包括办理公证的原则、公证执业区域、公证期限、公证收费、不予办理公证、终止公证、公证登记和立卷归档、公证争议处理等内容。公证员在办证的过程中要严格把好每一个程序关,确保高质量地办结每一项公证业务。

1.申请与受理。当事人的申请是启动公证程序的第一道环节,不存在公证机构或公证员依职权启动的情形,因此在申请与受理环节,需要当事人填写公证申请表并签字、按指印确认。在办证过程中,公证人员要根据公证事项的不同而告知不同的内容,并将告知内容记录存档。

2.审查与核实。证据审查在公证程序中占据着非常重要的地位,公证员对证明材料的真实性进行审查是把证明材料用作认定依据的必经程序,直接关系着待证事项有无充分的证据支撑。从某种意义上讲,公证员制作的公证谈话记录是仅次于公证书的“第二公证材料”。询问笔录往往记载了当事人的要求和提供的证明材料以及公证员的有关审查过程、审查方式和询问内容,高质量的公证询问笔录不仅对公证事项的内涵与外延起到拾遗补漏的作用,而且还会在当事人日后反悔或有关部门对公证书质疑的情况下起到证据的作用。公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,应当进行核实。只有在证据充分且真实可靠的前提下,证据所应有的证明力才能为公证质量的完善保驾护航。

3.审批、出证与送达。公证书是公证机构公证活动的载体,是公证的效力和作用的集中体现。出具公证书是公证机构活动的结果,是受理、审查、审批等公证程序工作的归宿。因此,公证机构必须要严格按照程序出具公证书,从草拟公证书到审批程序,从制作公证书到公证书的发送,这些程序的设计都是为了保证公证书的严肃性和合法性。在出具公证书阶段,为预防有的当事人对协议类或弃权类的公证事项反悔而不领取公证书,公证员还应告知当事人不领取并不影响公证书的效力。当事人或其代理人领取公证书时,应在公证书送达回执上签名或盖章,并注明收到的日期、份数和公证书编号。

二、公证质量存在的问题及完善公证质量的对策

公证员也是人,不可能尽善尽美,也不可能不犯错误,在办理公证事务过程中,仍存在有的实体法律适用正确但办证程序略有不规范不严格,有的实体法律适用或证明材料审查有错误,有的属当事人提供虚假证明材料或者由他人冒名顶替骗取公证书等公证质量问题,纠其原因包括以下几方面:

(一)超越公证执业区域引发的公證质量问题

在实践中公证机构超越公证执业区域办理公证事项的行为时有发生,从而引起当事人申诉、复议和诉讼,给司法行政机关、公证处和当事人造成不少麻烦。如甲区公证处办理了乙区不动产转让公证,超越执业区域办理公证,就可能因为违反公证执业区域的规定而影响公证书的效力。

(二)适用法律不当引发的公证质量问题

依法办理公证是保证公证质量的前提,办理每一件公证必须准确无误的适用法律,特别是在要素式公证书中要注明适用的法律条款,有些公证员办证中在适用法律上不够准确,甚至出现错误,由于适用法律、法规不准确,造成公证员对公证事项把握不准,审查不全面,从而导致公证书的错误。

(三)假材料、假证明引发的公证质量问题

当前,发现少数当事人提供假材料、假证明办理公证,这些假毕业证、假资格证书、假证明难以鉴别,公证员对当事人提供材料的,又不能做到每件都调查核实,很难避免个别假证明、假材料引发的公证质量问题。

(四)收集的证据材料不齐全引发的公证质量问题

根据《公证程序规则》的规定,自然人、法人或其它组织申请公证,应当提交自然人的身份证明,法人的资格证明及其法定代表人的身份证明,其它组织的资格证明及其负责人的身份证明,委托他人代为申请的,代理人须提交当事人的授权委托书,法定代理人或者其他代理人须提交有代理权的证明,还要提交申请公证的文书,与公证事项有关的财产所有权证明以及与公证事项有关的其他材料等。缺少上述证明材料,公证就没有了事实依据。但实践中仍有不少显而易见的问题,如办理房屋买卖合同公证缺少有效的房屋权属证书,办理继承权公证缺少相关的关系证明及死亡证明等,这些都严重违反了《公证程序规则》的规定。

(五)审查、审批不严引发的公证质量问题

在审查、审批时应认真从当事人资格、意思表示、行为能力、提供证明材料、适用法律等方面严格审查,在事实清楚、证据充分、真实合法的原则上审批出证。但实践中,仍存在审查、审批不严,工作不细致造成的公证质量问题。如公证当事人与所申请的公证事项没有利害关系,公证书格式或文字有误等。

公证质量是公证法律制度的生命线。因此,公证从业人员应具备良好的职业道德,优良的工作作风,并不断地加强法律、法规和业务知识的培训,提高防范风险意识,加强对公证事项的调查、取证力度,完善行业自律管理等方面去探寻解决路径。

1.提高公证人员的职业道德。公证人员职业道德内涵既包括办理公证业务的行为准则,又包括公证人员的思想意识等内容。公证人员从事公证行业,首先要做到忠于事实、忠于法律,树立法律至上的崇高信念;其次要珍爱公证事业,勤勉敬业、恪尽职守,为当事人提供优质服务;再次要与时俱进,勤奋学习,努力钻研,不断提高自身的道德素养和业务素质,提高执业水平,保证自己的执业品质和专业技能不断满足正确履行职责的需要。

2.提高公证员的业务知识水平,“工欲善其事,必先利其器”,随着我国改革开放的深入发展,新的问题不断涌现,与之相适应,国家调整新的社会关系的法律、法规和政策不断出台,这就要求公证员要不断加强理论学习,并在实践中不断总结经验以适应新形势。尤其是当下各种复杂的公证事项不断出现,公证业务领域越来越广泛,公证员只有具备多样的知识,高层次的业务水平,才能让公证服务跟上社会发展的步伐。

3.严格依法办理公证。依法办理公证不仅要求实体法律适用正确,同时要求严格按照办证程序办理。在办证过程中,应加强公证事项的调查、取证力度,克服凭材料办证的陋习,避免因公证材料不实造成质量问题。所以公证员要严格遵守公证的办证程序和职业道德,认真履行公证员的岗位职责,为当事人提供优质、高效的法律服务,确保高质量地办结每一项公证业务。

4.加强检查监督。建立公证员与公证员之间、公证处与公证处之间的互查制度,提倡互相学习、互相监督、互相交流、互相帮助的风尚,不断总结经验教训,提高公证质量。

公证质量的优劣直接关系到公证行业的形象和声誉,关系到公证行业的社会地位和作用。只有提供高效优质的公证服务,才能满足日益发展的社会需求,才能真正起到预防纠纷,减少诉讼的目的。坚持不断完善公证程序,提高公证质量,公证才能真正做到“物有所值”,公证才能得到社会的认可,才能真正树立其应有的公信力。

参考文献

[1]程国华.最新公证工作指导与业务监管手册.中国党史出版社.2009.

[2]陈瑞华.看得见的正义.中国法制出版社.2000.

[3]江晓亮.公证员入门.法律出版社.2007.

[4]冯玉香.“公证谈话记录”的制作与效用.中国公证.2007(6).

[5]马宏俊.公证实务.北京大学出版社.2012.

《对完善公证程序和公证质量的见解》原文作者:王美珠,该学术论文发表于:法制与社会 2017年8期

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